6 – Dépenses générales d’entreprise

Un contribuable en affaires peut déduire toute dépense raisonnable engagée pour gagner un revenu d’entreprise, dans la mesure où cette dépense n’est pas expressément interdite par la loi et qu’il ne s’agit pas d’une dépense en capital. Les réparations et les dépenses importantes faites dans le but de prolonger la durée d’utilisation d’un bien ou d’en augmenter la valeur au-delà de son état initial ne sont habituellement pas déductibles et s’ajoutent au coût du bien. Par contre, une dépense à renouveler après une certaine période ou engagée pour remettre un bien dans son état initial constitue généralement une dépense d’exploitation courante. Finalement, toute dépense liée à un bien utilisé en partie pour l’exploitation d’une entreprise et en partie pour utilisation personnelle doit être calculée au prorata de son utilisation dans l’entreprise.

Repas et frais de représentation

Les frais de représentation visent les dépenses engagées pour solliciter ou conserver des clients, comme toutes les dépenses de nourriture et de boisson, que ces dernières soient ou non engagées dans un but de représentation, et les dépenses de divertissement, comme des billets pour le théâtre ou pour un événement sportif.

En général, la déductibilité des frais de représentation est limitée à 50 %. Toutes les dépenses connexes comme les taxes, les pourboires et les frais d’entrée sont assujetties à cette limite, à l’exception de la dépense de transport pour se rendre à une activité de divertissement, laquelle demeure déductible en totalité. De plus, les dépenses relatives aux aliments et aux boissons qui font partie des produits que le contribuable vend ou des services qu’il fournit dans le cours normal de l’exploitation de son entreprise ne sont pas visées par cette restriction.

Limite particulière – Québec

La déductibilité des frais de représentation est également limitée à un montant variant de 1,25 % à 2 % du chiffre d’affaires du contribuable pour l’année.

Exemple : Le chiffre d’affaires d’un travailleur autonome pour une année d’imposition est de 135 000 $ et ses dépenses relatives aux frais de repas avec des clients totalisent 4 000 $. Au fédéral, la déduction pour frais de représentation est de 2 000 $, soit 50 % des dépenses engagées, alors qu’au Québec cette déduction est limitée à 1 687 $, soit 1,25 % du chiffre d’affaires. Pour un chiffre d’affaires s’élevant à 40 000 $, le montant déductible serait de 650 $.

Dans certaines circonstances, ce plafond ne s’applique pas, notamment dans le cas des dépenses non assujetties à la limite de 50 %. Par ailleurs, un contribuable membre d’une société de personnes ne peut déduire aucun montant à titre de frais de représentation autre que celui déduit à ce titre dans le calcul du revenu de la société de personnes, le plafond s’appliquant à cette dernière.

Frais de repas des camionneurs

La portion déductible des dépenses relatives aux boissons et aux repas consommés par les conducteurs de grands routiers³ dans le cadre de certains de leurs déplacements⁴ est de 80 %. Par ailleurs, les camionneurs qui sont des travailleurs autonomes ne peuvent pas utiliser la méthode simplifiée (voir le Module V) pour déterminer leur déduction pour frais de repas.

Usage de biens récréatifs et sportifs

Les dépenses engagées pour l’usage et l’entretien d’un terrain ou d’une installation de golf, d’un chalet-hôtel ou d’un bateau de plaisance (sauf s’il s’agit de l’activité normale de l’entreprise) ne sont pas déductibles. Cependant, les dépenses engagées pour les repas et les boissons consommés à un club de golf sont généralement déductibles à 50 %, dans la mesure où elles sont clairement détaillées.

Cotisations et droits d’adhésion à des clubs sportifs ou de loisirs

Les cotisations ou droits d’adhésion payés à des clubs sportifs ou de loisirs ne sont pas déductibles. Les autres dépenses de représentation engagées sur place, pour des repas et des boissons par exemple, sont généralement déductibles à 50 %.

Congrès, colloques et conférences

Lorsque des frais d’inscription à des conférences ou à des réunions similaires incluent des aliments, des boissons ou des divertissements sans qu’une partie raisonnable des frais à cet égard ne soit indiquée sur la facture, un montant de 50 $ par jour, déductible à 50 %, est réputé avoir été payé pour les repas. Cette règle s’applique tant pour une journée entière que pour une partie de journée. Les frais de formation, de déplacement et de logement des participants sont déductibles à 100 %.

Un contribuable peut habituellement déduire le coût de sa participation à un maximum de deux congrès par année.

Événements culturels – Québec

Le coût d’un abonnement permettant d’assister à au moins trois représentations différentes d’événements culturels ayant lieu au Québec et l’achat de la totalité ou presque (90 %) des billets pour assister à une représentation d’un tel événement sont déductibles en totalité, s’ils entrent dans l’une des catégories suivantes :

• Un concert d’un orchestre symphonique ou d’un ensemble de musique classique ou de jazz;
• Une représentation d’opéra;
• Un spectacle de danse;
• Un spectacle donné par un artiste de la chanson si le spectacle a lieu ailleurs que dans un amphithéâtre à vocation sportive;
• Une pièce de théâtre;
• Un spectacle de variétés en arts de la scène (p. ex., l’humour ou la comédie musicale);
• Une exposition en muséologie.

Le coût de l’abonnement ne doit pas comprendre les frais relatifs à la consommation de nourriture et de boisson. En plus d’être déductible en totalité, la dépense n’est pas soumise à la limite relative au chiffre d’affaires.

Lorsque vous envisagez de participer à des événements sociaux, favorisez les événements culturels déductibles à 100 % dans le calcul de votre revenu d’entreprise
au Québec.

Dépenses remboursées

Les frais de représentation sont entièrement déductibles lorsqu’ils sont remboursés par le client et qu’ils sont indiqués de façon précise sur la facture.

Événements offerts à tous les employés

Les dépenses engagées par un employeur pour des aliments, boissons ou divertissements offerts à tous les employés ne sont pas assujetties à la limite de 50 %. Cette réception peut avoir lieu à l’établissement de l’employeur ou dans un endroit loué par l’entreprise pour cette occasion. De plus, une réception qui s’adresse à tous les employés d’une ou de plusieurs divisions d’un employeur est également déductible à 100 %.

Cette exemption est limitée à un maximum de six événements spéciaux tenus au cours d’une année, et ce, pour chacun des établissements d’un employeur.

Exemple : La réception de Noël et la journée champêtre annuelle, offertes à tous les employés, sont considérées comme deux événements. Dans le cas où une entreprise a trois établissements (p. ex., Montréal, Québec et Sherbrooke), chacun a droit à six événements.

Amortissement

Le contribuable en affaires peut demander une déduction pour amortissement à l’égard des immobilisations utilisées pour gagner un revenu d’entreprise. Les biens sont regroupés en catégories et l’amortissement varie selon des taux et des méthodes particulières. Les règles à ce sujet sont nombreuses et complexes. Entre autres, seuls les biens « prêts à être mis en service » donnent droit à cette déduction. De plus, une règle de demi-année est appliquée à la plupart des catégories, de façon à que la moitié seulement de la déduction pour amortissement soit permise dans l’année d’acquisition d’un bien. Cette règle est toutefois suspendue pour les biens acquis et prêts à être mis en service avant 2028, et diverses mesures temporaires permettent de réclamer une déduction accélérée la première année à l’égard des biens inclus dans certaines catégories spécifiques.

Faites l’acquisition d’un bien en immobilisation avant la fin de l’année afin de maximiser la dépense d’amortissement ou songez à céder un bien avant la fin de l’année si la cession entraîne une perte finale.

Les taux d’amortissement les plus couramment utilisés sont indiqués dans les tableaux Impôt des sociétés. Un contribuable n’est jamais tenu de réclamer le maximum d’amortissement; le solde non amorti de la catégorie de biens demeure toujours disponible pour les exercices futurs.

Pensez à limiter le montant de la déduction pour amortissement, par exemple dans des situations de pertes ou pour bénéficier de certains crédits liés au revenu.

Intérêts

Les intérêts sont déductibles s’ils sont engagés pour gagner un revenu d’entreprise. Un contribuable peut également choisir d’ajouter les intérêts payés au coût du bien au lieu de réclamer la dépense lorsqu’il emprunte de l’argent pour acquérir un bien amortissable utilisé dans son entreprise.

La mise à part de l’argent permet d’établir l’utilisation précise de l’argent emprunté et facilite ainsi la déductibilité des intérêts lorsque les fonds sont utilisés pour gagner un revenu d’entreprise. Cette technique permet d’établir une distinction entre les fonds empruntés et les fonds provenant d’autres sources qui n’ont aucun lien avec ceux-ci.

Amendes et pénalités

Les amendes et pénalités imposées par un État (fédéral, provincial ou étranger), un organisme public, un organisme de réglementation, un tribunal ou toute autre personne investie du pouvoir législatif d’imposer des amendes et pénalités ne sont pas déductibles. Cette mesure vise notamment les amendes et pénalités imposées par un ordre professionnel, celles imposées dans le cadre de la réglementation environnementale ou de la sécurité publique, de même que celles régissant un secteur d’activité (p. ex., la construction).

Exception

Les amendes et pénalités imposées en vertu de la Loi sur l’accise sont déductibles au fédéral seulement. Par ailleurs, aucune restriction ne s’applique aux pénalités et dommages versés aux termes d’un contrat privé.

Cotisations professionnelles

Les cotisations professionnelles sont déductibles au fédéral et donnent droit à un crédit d’impôt au Québec (voir le Module V).

Un professionnel qui n’exerce plus sa profession, mais qui a l’obligation de maintenir une assurance responsabilité à l’égard des gestes posés alors qu’il exerçait sa profession, peut déduire les primes dans le calcul de son revenu.

Honoraires juridiques et comptables

Les honoraires juridiques et comptables engagés pour obtenir des conseils et de l’aide pour préparer la déclaration de revenus du contribuable, une opposition ou un appel, sont généralement déductibles. Lorsqu’ils ont été engagés pour acquérir une immobilisation utilisée dans l’entreprise, ces honoraires sont plutôt inclus dans le coût du bien.

Bureau à domicile

Un contribuable peut déduire certaines dépenses relativement à l’utilisation d’un bureau à domicile⁵, dans la mesure où ce bureau constitue son principal lieu d’affaires ou qu’il est utilisé uniquement pour gagner son revenu d’entreprise. La base de répartition des dépenses doit être raisonnable, par exemple en fonction du nombre de pieds carrés utilisés. Les dépenses comprennent : l’électricité, le chauffage, l’entretien, l’impôt foncier, l’assurance immobilière et les intérêts hypothécaires.

Une déduction pour amortissement est également permise, mais pourra entraîner la réalisation d’un gain en capital ainsi qu’une récupération d’amortissement au moment de la cession de la résidence. S’il s’agit d’un domicile loué, la partie occupée par le bureau et les dépenses afférentes sont déductibles. Il n’est pas possible de créer ou d’augmenter une perte d’entreprise avec les dépenses d’un bureau à domicile, mais les dépenses non déduites peuvent être reportées dans le futur.

Le Québec limite à 50 % le montant des dépenses relatives à un bureau ou à un autre espace de travail à domicile. Cette mesure s’applique également à une société de personnes qui exploite une entreprise au domicile d’un associé. Les dépenses de bureau qui se rapportent principalement à l’utilisation à des fins d’affaires, dont l’électricité et le chauffage, demeurent déductibles à 100 %.

Automobile

Les dépenses d’utilisation d’un véhicule à moteur engagées dans le but de gagner un revenu d’entreprise sont déductibles, en tenant compte des limites prescrites par la loi. Les dépenses devraient être compilées dans un registre.

Les entrepreneurs peuvent tenir un registre des déplacements simplifié, basé sur une période représentative, afin de compiler leurs dépenses de véhicules à moteur.

Pour 2024, un employeur peut déduire les frais de déplacement payés à un employé dans la mesure où ils n’excèdent pas 0,70 $ pour les 5 000 premiers km et 0,64 $ pour chaque kilomètre additionnel. Pour plus de détails concernant les dépenses automobiles, voir le Module V.

Transport en commun ou collectif des employés – Québec

Les employeurs ont droit à une déduction correspondant au double de la dépense engagée à l’égard des laissez-passer de transport en commun payés ou remboursés à un employé pour lui permettre de se rendre au travail. Il en va de même à l’égard des dépenses engagées par l’employeur pour offrir un service de transport collectif intermunicipal à ses employés, dans la mesure où certaines conditions sont respectées.

Les montants ainsi payés ne constituent pas un avantage imposable pour l’employé (voir le Module V).

Régime privé d’assurance maladie – Fédéral

Un particulier peut déduire les montants payés pour bénéficier d’un régime privé d’assurance maladie lorsque les conditions suivantes sont remplies⁶ :

• Il exploite activement son entreprise en tant que propriétaire unique ou à titre d’associé d’une société de personnes;
• Cette entreprise représente plus de 50 % de son revenu pour l’année ou son revenu tiré d’autres sources ne dépasse pas 10 000 $;
• Tous les employés admissibles au régime ont droit à une protection d’assurance au moins équivalente à celle du contribuable.

Si le nombre d’employés admissibles représente au moins 50 % de toutes les personnes assurables dans l’entreprise, le montant déductible de la prime, pour le contribuable et les personnes assurables habitant chez lui, est limité au montant qu’il paierait pour un employé dans une situation identique à la sienne. Dans les autres cas, les cotisations sont déductibles jusqu’à concurrence de 1 500 $ pour le particulier et les personnes de 18 ans ou plus habitant chez lui (750 $ pour les personnes de moins de 18 ans). De plus, cette cotisation ne peut excéder le coût d’une protection équivalente pour un employé, s’il était admissible. Les cotisations déduites du revenu d’entreprise ne peuvent donner droit au crédit d’impôt pour frais médicaux.

Exemple : M. Morin est propriétaire unique d’un cabinet comptable qui compte trois employés sans lien de dépendance. M. Morin est assuré pour un maximum de 7 500 $ par année (prime annuelle de 2 100 $) alors que la couverture offerte aux employés est limitée à 5 000 $ par année (prime annuelle de 1 500 $). L’entreprise ne paie que 55 % des primes attribuables à la protection des employés (soit 825 $ par employé). M. Morin pourra déduire 825 $ à l’égard de sa protection personnelle, soit le coût d’une protection équivalente à celle offerte à ses employés. L’excédent de 1 275 $ (2 100 $ – 825 $) pourra être inclus dans ses frais médicaux aux fins du calcul de son crédit d’impôt (voir le Module IV).

³ Camion ou tracteur conçu et utilisé principalement pour le transport de marchandises et dont le poids nominal brut excède 11 788 kg.

⁴ D’une durée minimale de 24 heures dans un rayon d’au moins 160 km de la municipalité où est située la résidence du conducteur ou l’entreprise du donneur d’ouvrage.

⁵ Pour les dépenses de bureau à domicile d’un employé, voir le Module V.

⁶ Aucune déduction n’est disponible à cet égard au Québec.