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Le télétravail devient incontournable pour plusieurs entreprises en cette période de réorganisation due à la COVID-19. Pour réussir cette transition, voici les meilleures pratiques à mettre en place.
Nous vivons une situation exceptionnelle liée à la circulation de ce coronavirus et, afin de contribuer au maintien de la santé et de la sécurité de tous, plusieurs entreprises optent pour le télétravail. Ces nouvelles habitudes de travail demandent quelques ajustements, et les entrepreneurs et gestionnaires doivent tenir compte de plusieurs facteurs.
Profiter des bénéfices du télétravail
Si vous hésitez encore ou êtes dubitatif quant à ce changement obligé, sachez que le télétravail comporte de nombreux avantages et, si vous adaptez judicieusement vos méthodes de gestion à cette nouvelle pratique, vous pourrez en tirer parti. Parmi ces avantages reconnus, vous trouverez :
- une meilleure productivité liée à la réduction du temps de déplacement et une gestion des horaires plus souple;
- une plus grande mobilisation des employés générée par la réduction du stress et une meilleure qualité de vie;
- une diminution du taux d’absentéisme;
- une réduction des frais à long terme pour l’entreprise.
Évaluer la nature du travail
Bien sûr, ce ne sont pas tous les types de tâches qui se prêtent au télétravail. Vous devrez peut-être réévaluer certains rôles et, dans certains cas, fournir un équipement supplémentaire pour que tout se passe bien. Procédez par étapes :
- Identifiez les tâches individuelles et qui sont de nature plus cérébrale;
- Validez les systèmes informatiques utilisés ainsi que la technologie préconisée par l’entreprise, tels que la rapidité de la connexion internet et l’accès à un réseau interne sécurisé;
- Si votre entreprise inclut un syndicat, impliquez-le dans la démarche;
- Prévoyez une flexibilité et d’autres avantages pour les employés qui ne pourront se prévaloir du télétravail.
Pallier les inconvénients
Ce changement peut causer certains inconforts, notamment attribuables à l’accès plus difficile aux ressources, à l’isolement professionnel et au manque de contacts directs avec son équipe. De plus, il peut devenir difficile de tracer une ligne entre la vie personnelle et professionnelle.
Il faut également s’assurer que l’équipement technologique accessible à domicile permet un fonctionnement adéquat des opérations et que la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise sont assurées.
Vos gestionnaires et employés auront besoin d’accompagnement et de formation afin de bien fonctionner dans un tel contexte.
Restez en contact régulier avec vos équipes
- Faites le point régulièrement par conférence téléphonique avec les membres de vos équipes;
- Informez-vous du bien-être de chacun et nourrissez les relations interpersonnelles;
- Utilisez toutes les technologies à votre disposition pour un suivi et un soutien pertinents des besoins de votre personnel dans l’exécution de ses tâches.
Assurez la confidentialité des données
- Transmettez bien les consignes des technologies de l’information (TI);
- Rappelez les règles que vos employés et partenaires sont tenus de respecter;
- Assurez-vous d’un accès sécurisé aux plateformes nécessaires;
- Au besoin, fournissez de l’équipement complémentaire pour assurer le maintien de la productivité en toute sécurité;
- Validez la couverture des assurances concernant le matériel fourni.
Fixez des objectifs à atteindre
- Si ce n’est pas déjà le cas, demandez à vos employés de vous fournir des feuilles de temps pour un meilleur suivi des heures consacrées aux différentes tâches;
- Mesurez l’avancement du travail par objectifs à atteindre;
- Renforcez le lien de confiance avec vos employés;
- Définissez un mode de fonctionnement en équipe et une routine de travail (fréquence des rencontres virtuelles, priorisation des tâches et des objectifs, attentes envers chacun, etc.);
- Assurez-vous d’une bonne communication et de la compréhension de tous envers le travail à accomplir;
- Faites preuve de souplesse et adaptez-vous aux circonstances si nécessaire pour mieux atteindre les objectifs.
N’oubliez pas qu’en tant qu’employeur, vous êtes tenu d’assurer la santé et la sécurité de vos travailleurs, même lorsque leur lieu de travail est à domicile. Vous aurez avantage à mettre en place une politique écrite concernant la santé et la sécurité du travail à domicile.
Afin de mieux vous outiller pour cette situation qui peut s’avérer soudaine pour plusieurs entreprises, nos experts peuvent vous conseiller et vous fournir tout l’accompagnement nécessaire. Le télétravail peut s’avérer une solution efficace et bénéfique si vous mettez toutes les conditions en place pour sa réussite.