Conseil d’administration: les pièges à éviter pour un juste équilibre

Plusieurs raisons incitent les gens à s’investir au sein d’un conseil d’administration (CA). Pour certains, c’est une excellente occasion de contribuer au développement de leur collectivité par le biais d’un organisme à but non lucratif.

Pour d’autres, l’implication, auprès d’une fondation par exemple, permet de soutenir une cause qui leur tient à cœur. D’autres encore le font pour acquérir de nouvelles compétences ou, à l’inverse, pour mettre à profit leur expertise.

Cependant, le statut associé au rôle d’administrateur au sein d’un CA étant généralement gratifiant et valorisé, plusieurs sollicitent encore aujourd’hui un siège pour le prestige qui y est associé sans pour autant se demander quel serait leur apport.

En raison du rôle crucial du CA dans la structure organisationnelle et de l’importance de ses responsabilités face à l’organisme qu’il administre, la question de la contribution de chacun de ses membres s’avère déterminante. Par conséquent, cette question de la contribution devrait absolument être considérée parmi les motifs invoqués pour s’investir dans un CA.

De même, le recrutement de ses membres ne devrait pas être réalisé à la légère. Il en va de la santé et de la pérennité de l’organisme. En ce sens, il importe tout d’abord de bien comprendre les rôles et les responsabilités liés à cette fonction importante.

Les rôles des administrateurs et des gestionnaires

La gouvernance d’une organisation est assurée à la fois par les administrateurs du CA et les gestionnaires. D’ailleurs, le Collège des administrateurs de sociétés se réfère à l’International Federation of Accountants pour définir ce qu’est la gouvernance :

L’ensemble des responsabilités et pratiques exercées par le conseil d’administration et la direction de l’entreprise avec comme objectif de développer une direction stratégique, d’assurer que les objectifs sont atteints, d’assurer que les risques sont correctement identifiés et pris en compte, et de vérifier si les ressources de l’entreprise sont utilisées avec économie, efficience et efficacité.

À cet égard, les administrateurs jouent un rôle fondamental, et ce, sur plusieurs plans, à l’égard de la mission, des valeurs de l’organisation, de la stratégie, des politiques, de la conformité des pratiques, etc.

Il revient également aux administrateurs de s’assurer de la mesure des résultats et de la performance de l’organisation, en plus du respect des lois et des règlements qui la régissent. Le CA veille ainsi aux intérêts des membres de l’organisation et, le cas échéant, des actionnaires de l’entreprise.

Les gestionnaires de l’organisation doivent, pour leur part, se charger des activités quotidiennes. C’est à eux que reviennent les pouvoirs d’appliquer les stratégies de l’organisation et de gérer les activités afin de créer de la valeur et d’assurer que l’organisation soit performante.

La complémentarité des rôles entre les membres du CA est donc capitale et ces derniers ont intérêt à être bien compris des différents acteurs en vue d’assurer une gouvernance efficace de l’organisation ou de l’entreprise.

Les devoirs de l’administrateur

S’engager comme administrateur comporte un certain nombre de devoirs qu’il importe d’accomplir avec diligence. En siégeant au sein d’un CA, l’administrateur doit s’engager à faire preuve d’intégrité, de responsabilité et, surtout, d’imputabilité.

Pour ces raisons, les membres doivent être présents aux rencontres et, évidemment, être bien préparés en fonction des défis auxquels l’organisation doit faire face. De plus, ils se doivent de respecter les codes d’éthique ou de déontologie adoptés par le CA, pour ne pas se placer en situation de conflit d’intérêts.

Également, dans la mesure où les petits organismes doivent très souvent faire appel à des administrateurs bénévoles, il importe que ces derniers aient la motivation de s’engager activement afin d’honorer les efforts des dirigeants qui doivent composer avec des ressources limitées et des budgets restreints.

Les écueils à éviter

Trop souvent, nous rencontrons au sein d’organisations dotées d’un CA des gestionnaires et des administrateurs dont les rôles ne sont pas clairement définis ou se chevauchent. Ces situations sont improductives et donnent souvent lieu à des problèmes de gouvernance et de communication entre le CA et les gestionnaires, ce qui peut nuire grandement au développement de l’organisme.

Également, nous constatons trop souvent que des CA sont composés de personnes dévouées, mais qui ne disposent pas de toutes les compétences requises pour accomplir leur mandat. Ces personnes peuvent avoir été recrutées parce qu’elles sont proches des dirigeants ou parce qu’elles ont un intérêt ou une compétence spécifique, mais qui ne cadre pas avec les orientations générales de l’organisation.

Les membres d’un CA doivent faire preuve de jugement et d’indépendance en s’acquittant de leur rôle lors de la sélection des membres.

Idéalement, les CA ne devraient pas être composés de membres aux profils similaires. En effet, une diversité de profils, d’expériences et d’expertises favorise les échanges ainsi qu’une certaine émulation. Tout comme le choix des employés dans une organisation, le choix des membres du conseil doit être consciencieusement effectué.

Une évaluation préalable

Ainsi, plusieurs formes d’évaluation peuvent être utilisées afin de déterminer l’efficacité d’un CA. Elles permettent notamment de savoir si ses modes de fonctionnement et sa composition sont optimaux.

Les évaluations des membres peuvent être effectuées par des tiers ou par des questionnaires anonymes soumis aux pairs des membres du CA dans des contextes bien particuliers.

Ces évaluations permettent d’apporter les correctifs nécessaires afin d’éviter des problèmes, mais surtout, elles permettent d’identifier des profils d’expertises qui peuvent avantageusement être mis à contribution.

En résumé, avant de s’investir dans un CA, il importe de se questionner sur les raisons qui nous poussent à le faire, car celles-ci auront un impact sur l’ensemble de l’entreprise. De même, un CA peut se doter de plusieurs modalités d’évaluation afin de s’assurer de sa qualité et de son efficacité.