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Le télétravail comporte de nombreux avantages, mais soulève aussi certaines questions. Peut-il prévenir le présentéisme ou, au contraire, l’accentuer?
On appelle présentéisme le fait d’être présent au travail, mais en étant peu productif. Il peut être dû à divers facteurs, comme la maladie, les soucis personnels ou un manque de motivation.
Le télétravail contribue-t-il à réduire ou à augmenter le présentéisme en entreprise? Ce n’est pas noir ou blanc. Plusieurs études ont été faites au fil des ans dont les résultats varient, mais les bénéfices du télétravail semblent l’emporter dans la majorité des études effectuées lorsque certaines conditions sont réunies.
Il sera intéressant de mesurer les effets du télétravail à plus long terme, en tenant compte du contexte actuel. Nous pourrons ainsi observer les différences entre le télétravail à temps plein et le télétravail à temps partiel, ainsi qu’avec le mode de travail hybride. Toutefois, plusieurs constats se dégagent déjà des quelques études récentes.
1. Les facteurs qui favorisent le rendement
Économie de temps et réduction du stress
D’une part, les heures gagnées en déplacement sont parfois récupérées en temps de travail. D’autre part, ces heures peuvent servir aux télétravailleurs pour mieux s’organiser et régler certaines tâches qui leur laissent ensuite l’esprit libre pour se concentrer sur le travail. Le temps sauvé en déplacement, notamment aux heures de pointe, contribue également à la réduction du stress.
Souplesse des horaires
Dans un même ordre d’idées, le fait de travailler de chez soi permet aux travailleurs d’avoir un horaire plus flexible, ce qui réduit le stress pour certains d’entre eux en facilitant leur logistique et l’intégration d’activités à leur quotidien. Ils peuvent ainsi choisir un moment de la journée où ils sont naturellement plus productifs pour effectuer leurs tâches.
Moins d’interruptions
La capacité de concentration à la maison est un atout souligné par de nombreux travailleurs, car les interruptions sont moins nombreuses que lorsque tous travaillent dans un même lieu. Toutefois, cet atout est moins vrai pour les familles ou pour les travailleurs qui ne peuvent avoir un lieu tranquille chez eux aménagé pour le travail.
Autonomie
Si certains travailleurs ont besoin d’un encadrement plus serré pour leur fonctionnement quotidien, on considère que nombre d’entre eux deviennent plus créatifs et efficaces lorsqu’ils ont de la latitude pour organiser eux-mêmes leur temps de travail et choisir leur méthode. La confiance démontrée par leur gestionnaire et leur employeur réduit leur stress et les rend plus proactifs.
Technologie adaptée
Les entreprises qui ont des outils technologiques adaptés au télétravail ont bien sûr une longueur d’avance. La technologie permet un meilleur suivi et une collaboration accrue entre les différentes équipes même à distance, ce qui stimule l’avancée des projets et l’implication de chacun.
2. Les risques de présentéisme en télétravail
Pression de performance
Pour certains travailleurs, le travail à distance accentue la pression. Ils peuvent avoir le sentiment qu’ils doivent redoubler d’ardeur, se sentir coupables de prendre des pauses, par exemple, ou même être davantage portés à travailler lorsqu’ils sont malades. Si l’employeur n’y est pas attentif, cette situation aura l’effet contraire à celle qui est recherchée. Ce faisant, l’employé risque d’être de toute façon moins productif, d’augmenter sa fatigue à long terme et de risquer l’épuisement professionnel.
Distance entre collaborateurs
Cet argument est moins souvent soulevé, mais le manque de présence de collègues peut être un facteur de présentéisme. Il faut donc s’en préoccuper. Si les collègues sont plus difficiles à joindre et que la collaboration est plus difficile à distance, par exemple à cause d’outils technologiques inadéquats, les tâches à accomplir peuvent se faire au ralenti.
Manque de stimulation
La personnalité a un rôle à jouer dans la performance en télétravail et le manque de motivation peut être accentué par les échanges moins fréquents avec les collègues, le manque d’encadrement pour certains, la réduction des contacts humains et la difficulté à évacuer le stress par des activités de groupe. Ce sont tous des facteurs possibles de relâchement et de présentéisme plus ou moins importants selon les individus. L’employeur doit être à l’écoute et porter attention au bien-être de ses employés.
Surcharge de réunions
Les réunions trop nombreuses sont source de présentéisme, dans la mesure où elles n’ont pas d’objectifs clairs, incluent trop d’individus et ne servent pas à prendre des décisions. Les rencontres de ce genre sont souvent multipliées dans un contexte de télétravail à temps plein par peur de perdre contact avec les équipes. De même, il peut y avoir une surcharge de communications pour des suivis qui se faisaient plus facilement en présence.
3. Les mesures à prendre pour minimiser les risques de présentéisme
Les entreprises doivent se doter d’une politique de télétravail afin que cette nouvelle manière de fonctionner soit la plus porteuse possible pour leur organisation. Le risque zéro n’existe pas, mais en tenant compte des différents aspects du télétravail et en créant un cadre clair de fonctionnement à distance, vous serez en mesure de profiter de tous ses bienfaits tout en réduisant les possibilités de présentéisme.
Faire preuve de bienveillance et se soucier du bien-être des travailleurs
Vous avez tout intérêt à mettre en place des mesures qui favorisent le bien-être psychosocial de vos employés, renforcent leur autonomie, offrent des chances de développement et incluent un soutien psychologique et social. Votre organisation sortira gagnante de l’instauration d’une culture d’entreprise qui facilite le bien-être de vos équipes et c’est probablement encore plus vrai dans un contexte de travail à distance. Tout ce qui peut prévenir le stress, la démotivation et la pression de performance sera un atout pour le rendement général de vos activités.
Favoriser un climat d’écoute et de collaboration
Il est important d’être attentif aux signes et de prendre le temps de discuter avec vos employés. Lorsqu’ils sont à distance, il peut être plus difficile de percevoir les malaises. C’est donc d’autant plus nécessaire d’être à l’écoute et, sans entrer dans la sphère privée, de s’informer de l’état d’esprit de chacun des membres de vos équipes et du climat de travail entre collègues.
Vous devrez adapter la gestion selon les personnalités et les besoins des travailleurs. Si certains ont besoin d’une orientation claire et d’outils d’encadrement plus serrés, d’autres s’épanouissent davantage dans un contexte moins rigide et il faut y être sensible. Trop de contrôle et un manque de confiance créeront l’inverse de ce que vous souhaitez, c’est-à-dire un climat de tension et des employés démotivés.
Si la communication est essentielle, il faut toutefois éviter l’excès de réunions et de comptes rendus à heure fixe. L’un des atouts du télétravail est la souplesse des horaires pour les employés qui peuvent ainsi choisir le moment de la journée où ils seront à leur meilleur pour mener à bien leurs différentes tâches.
Établir des règles claires sur l’encadrement du travail
Il est judicieux également pour l’employeur de prévoir un ensemble de règles pratiques encadrant le télétravail, comme un nombre de congés de maladie prévus, des horaires établis pour les communications (afin de tracer une ligne claire entre les heures travaillées et les heures de congé, par exemple), le nombre de rapports souhaités et la façon de les présenter, ainsi que les rôles et responsabilités de chacun.
Adapter les technologies et prévoir la formation en continu
L’évolution de la technologie a pour effet de rendre le télétravail de plus en plus efficace et de réduire ses inconvénients. En tant qu’entreprise, vous devrez probablement prévoir un budget pour faire évoluer vos équipements, mais également pour former en continu vos employés afin qu’ils puissent maximiser leur utilisation de ces outils à distance, et ce, de façon sécuritaire. Une technologie désuète ou un manque de formation risquent de générer du présentéisme au lieu de favoriser la productivité. Et pensez à former tous vos travailleurs, incluant vos gestionnaires.
Cette transition vers le télétravail à temps plein ou vers un mode hybride permanent nécessitera sans doute l’accompagnement d’un expert externe à l’entreprise qui pourra vous aider à évaluer les différents aspects nécessaires au bon fonctionnement du travail à distance et à préparer un plan de match adapté à vos besoins.
Si le présentéisme est possible tant dans le travail en présence qu’à distance, il peut toutefois être grandement minimisé avec de bonnes conditions entourant le fonctionnement de votre entreprise. On s’accorde pour dire que le télétravail est une tendance forte qui ne disparaîtra pas. Mieux vous y serez adapté, plus les bénéfices de la pratique serviront votre organisation.