Votre plan de continuité est-il prêt pour toute éventualité?

La pandémie a révélé la capacité des organisations à gérer une urgence majeure… ou non. Si une autre crise se présente, serez-vous prêt?

Les organisations proactives se préparent aux risques éventuels qui pourraient avoir des retombées sur leurs activités. Elles mettent en place un plan de continuité des services essentiels afin de limiter les impacts et la durée d’une crise qui pourrait être provoquée par tout accident ou toute menace inattendus. Ce plan s’accompagne d’outils et de formation pour les équipes de travail.

Pendant la crise sanitaire actuelle, les institutions publiques, notamment, ont fourni des efforts colossaux pour soutenir et reprendre leurs activités et, ainsi, donner aux citoyens, aux entreprises et au gouvernement les services dont ils avaient besoin.

Près de deux ans plus tard, une nouvelle réalité du marché du travail se dessine. Les niveaux d’emploi et de croissance économique sont enviables. Une grande proportion de la population est vaccinée. Faut-il pour autant considérer que vous êtes immunisé contre tout nouveau choc?

La crise sanitaire n’est pas encore terminée, et nous savons que d’autres crises sont possibles. Vous devez vous préparer à toute éventualité afin de réduire les impacts initiaux d’une menace à vos activités et de rehausser votre capacité à reprendre les rênes de votre organisation.

Réduire les effets d’une crise grâce au plan de continuité des services essentiels

Lorsqu’on parle de catastrophes pouvant perturber les opérations d’une organisation, quelques exemples viennent immédiatement à l’esprit : un incendie, un tremblement de terre ou une épidémie comme celle de la COVID-19.

Toutefois, d’autres événements, avec différents degrés de risques, peuvent aussi perturber vos activités, de la panne Internet aux catastrophes écologiques, en passant par la perte soudaine de dirigeants ou un cas de fraude à grande échelle. Pensez, par exemple, à ce qui arriverait à votre vie professionnelle et personnelle si vous deviez passer quelques jours sans service Internet. Vous tomberiez instantanément en panne d’informations, de moyens de communication et, probablement, de liquidités.

Les organisations, dont les institutions publiques, ne devraient donc pas négliger leur préparation pour faire face à ces différents types d’événements.

Un plan de continuité des services essentiels en cas de catastrophes vise à :

Comment peut-on y arriver? La réponse courte : en imaginant le pire et en documentant les mesures que nous prendrions.

En fait, les organisations bien préparées disposent de mécanismes leur permettant de répondre à un événement majeur en préparant leur personnel et en développant les compétences nécessaires pour gérer les crises générées par les différents types de catastrophes :

Souvent, les organisations effectuent ces tâches de manière superficielle ou les reportent au lendemain. La crise de la COVID-19 nous rappelle l’importance de les compléter.

L’assistance d’une firme professionnelle pourrait être utile pour accélérer le processus et mobiliser les membres de votre organisation. Le cas échéant, celle-ci devrait vous aider à établir un diagnostic de votre état de préparation, vous aider à faire des gains rapides et participer à la mise en place de votre plan de continuité des services essentiels.

Cinq autres clés pour affronter une crise avec succès

Au-delà de cette préparation, dans le tourbillon généré par une crise, de quelque nature qu’elle soit, cinq éléments clés peuvent contribuer au succès de vos efforts.

Rester informé

Prévoyez des moyens pour connaître l’état de la situation au quotidien.

Communiquer

Maintenez des lignes de communication claires et constantes avec les autorités, avec vos équipes et avec vos clients.

Saisir les occasions

Les périodes de crise peuvent accélérer les prises de décision et réduire le nombre d’intervenants et de niveaux d’autorité. Dans plusieurs organisations, les conditions liées à la crise pandémique ont donné l’élan nécessaire pour faire progresser en quelques semaines des éléments qui autrement auraient mis des années à s’installer. Pensez, par exemple, au télétravail.

Compter sur les membres de vos équipes

Dans les moments de crise, vos interlocuteurs sont également touchés et seront donc souvent dans l’impossibilité de vous soutenir rapidement. Il faut trouver, dans vos ressources internes, ces personnes qui font la différence. Elles existent et vont émerger du lot; le statut hiérarchique n’a plus d’importance.

Ménager les ressources clés

La gestion de crise s’étend souvent sur une longue période. Après le sprint initial, transformez-vous en marathonien.

En combinant ces cinq clés, tirées de l’expérience de la pandémie de COVID-19, avec les outils découlant d’un bon plan de continuité, votre gestion de crise sera optimisée.

Un diagnostic sur votre degré de préparation

Même si vous avez appris de la pandémie actuelle, êtes-vous prêt à faire face à de nouvelles menaces qui pourraient être de nature bien différente? Mieux vaut investir du temps maintenant pour parer à toute éventualité. Si une nouvelle crise importante se présente, vous serez outillé pour y répondre.

Vous ne savez pas par où commencer? Réalisez un diagnostic de l’état de préparation de votre plan de continuité des services essentiels à l’aide d’un outil structuré. Vous déterminerez vos forces, vos faiblesses et surtout les actions qui vous apporteront les gains les plus rapides. Nos experts peuvent vous assister.