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Mis à jour le 19 février 2024
Beaucoup d’entreprises tardent à faire évoluer leurs méthodes de paiement. C’est pourtant un enjeu de taille qui nuit à leur productivité.
Plus tôt votre organisation prendra en main cette transformation, plus tôt vous gagnerez en productivité et serez outillés contre les menaces à la sécurité de vos données. Toutefois, avec la multiplication des solutions qui nous sont proposées, une stratégie claire est nécessaire.
Le chèque, ce moyen de paiement qui n’a plus sa place
Encore aujourd’hui, beaucoup d’organisations émettent des chèques en guise de paiement. Pourtant, cette méthode est dispendieuse. D’après certaines études de Paiements Canada, l’émission d’un seul chèque coûterait entre 15 $ et 20 $. De plus, selon l’Association for Financial Professionals (AFP), les fraudes par chèque ont représenté 66 % des fraudes totales en 2021.
Malgré les faits et les études sur le sujet, les organisations continuent de fonctionner avec cette méthode de paiement archaïque, portées par la fausse impression que tout changement serait trop complexe à mettre en place.
Une stratégie efficace pour éviter les risques
D’autres entreprises ont pris un virage électronique, mais sans stratégie claire pour l’ensemble de l’entreprise. Il en résulte une redondance des solutions de paiement et une multiplicité des processus, parfois incompatibles, à l’intérieur de la même organisation. Cette approche crée de la confusion, met à risque la sécurité des données et favorise la fraude.
De plus, le manque d’interaction entre les différents systèmes oblige un lot de processus manuels qui nuit aux contrôles et à la productivité et multiplie les possibilités d’erreurs.
Des processus optimisés qui vous rendront moins vulnérables
La maturité de votre entreprise dans ce contexte est déterminée par son adhérence aux meilleures pratiques de l’industrie en termes de paiements et de sécurité pour ceux-ci.
Pour l’évaluer, vous devez analyser vos processus et déterminer vos vulnérabilités en vous posant, notamment, ces importantes questions :
- Est-ce que l’utilisation de chèques est encore prédominante dans votre compagnie?
- Est-ce que vous fonctionnez avec des processus et des contrôles manuels?
- Est-ce qu’il y a plusieurs fournisseurs de solutions de paiement, incluant les banques, dans votre organisation?
- Avez-vous différents processus en place pour les paiements aux fournisseurs, les paies et autres?
- Est-ce facile de retracer le cycle complet d’un paiement en particulier (raison du paiement, approbation, émission, réception, réconciliation)?
- S’il y a une fraude, en combien de temps sera-t-elle détectée?
- Quelles mesures avez-vous prévues pour protéger les données bancaires de vos fournisseurs?
Une solution technologique pour mettre en place les meilleures pratiques
Pour la numérisation, l’optimisation et l’automatisation des paiements, la centrale de paiements (payment factory) est tout simplement la solution la plus recommandée pour la majorité des entreprises.
Une centrale de paiements est une solution technologique qui répond à l’ensemble des enjeux mentionnés plus haut. Elle permet :
La centralisation
Une centrale de paiements est le pont entre les différents systèmes et les institutions financières. Elle centralise l’exécution des paiements provenant des différents systèmes internes.
Des contrôles accrus
La centrale de paiements permet une flexibilité sur les modèles d’approbation et sur la détection potentielle de fraudes. Par exemple : trois niveaux ou plus d’approbations pour des paiements avec une valeur hors -norme, ou encore une autorisation supplémentaire pour un premier paiement à un nouveau fournisseur.
L’automatisation
Plusieurs étapes du cycle de paiement peuvent être automatisées grâce à la plateforme de paiements. Par exemple : l’avis du paiement au bénéficiaire ou la réconciliation de celui-ci en émettant des entrées comptables.
L’intégration
L’interfaçage entre les différents systèmes et les institutions financières est la clé. Elle permet d’éliminer les saisies manuelles, d’optimiser le processus en entier et d’aller chercher l’efficacité recherchée. Elle permet aussi d’assurer une sécurité accrue lorsque l’information circule d’un système à l’autre.
Une centrale de paiements étant une solution technologique, elle sera la fondation des nouvelles solutions de paiements à venir, comme Interac pour entreprises, le paiement en temps réel et bien d’autres.
En somme, la centrale de paiements vous permettra d’éliminer ou de réduire vos vulnérabilités, ainsi que d’accélérer vos processus d’affaires pour ainsi allouer plus de temps aux activités lucratives de l’entreprise.