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Les entreprises n’ont pas de contrôle sur le contexte économique, mais elles ont une clé pour les aider : améliorer leur efficience.
Ces derniers mois, les entreprises ont vu leurs coûts d’exploitation augmenter de façon plus ou moins importante avec la hausse des salaires, la montée en flèche du prix des intrants sans oublier le poids du financement qui s’est alourdi. Pour freiner l’érosion des marges bénéficiaires, elles n’ont pas d’autre choix que de chercher à être plus efficaces.
Si l’entreprise peut difficilement influencer le coût de ses ressources (matières premières, équipements, main-d’œuvre, etc.), elle a toutefois la possibilité de mesurer l’utilisation qu’elle en fait en vue de l’optimiser. Malheureusement, trop peu de PME procèdent à une analyse de leurs processus afin de déceler d’éventuels gaspillages. Il est difficile alors d’avoir un juste portrait de sa performance opérationnelle et d’identifier les pistes d’amélioration.
Déterminer les éléments clés à optimiser
Vous devez passer en revue l’ensemble de vos procédés, afin de savoir où il y a place à amélioration. Par exemple, voici quelques questions clés qui permettent de déterminer l’efficacité de ses opérations et d’appréhender le manque à gagner de l’entreprise :
- Les employés maximisent-ils leur temps de travail?
- Doivent-ils attendre des lots de matières premières ou se déplacer inutilement dans l’usine?
- Les équipements subissent-ils des arrêts de production en raison d’un manque de maintenance?
- À combien s’élèvent les pertes dues à un problème de qualité?
Surveiller les indicateurs de rendement en continu
Pour atteindre vos objectifs, il est important d’utiliser les indicateurs de rendement pertinents et des tableaux de bord bien conçus afin de pouvoir se comparer, autant à l’interne qu’à l’externe. Le suivi doit se faire sur une base régulière, avec une fréquence qui varie selon l’indicateur. Certains sont journaliers, hebdomadaires, annuels, et d’autres sont en temps réel. Consulter ses indicateurs à la bonne fréquence améliore grandement les chances de redresser la barre.
Maîtriser son coût de revient
Un autre élément essentiel pour s’assurer d’atteindre ses objectifs d’affaires est d’améliorer son coût de revient. Un bon modèle de coût de revient permet de calculer l’ensemble des charges directes ou indirectes (frais de production, coûts d’approvisionnement, frais administratifs, etc.) que l’entreprise paie pour fabriquer un produit ou un service afin d’en déterminer le prix pour qu’il soit rentable.
L’exercice doit être refait au minimum annuellement et au fil des changements que vit l’entreprise. De plus, avec une inflation importante, l’entreprise se doit de répercuter une partie de la hausse des intrants sur ses produits et services. L’autre partie de la hausse doit être compensée par une amélioration de son efficience.
Prenons l’exemple d’une usine qui est incapable d’opérer à plein régime, faute d’avoir la main-d’œuvre suffisante. Au lieu de répartir ses coûts sur 10 000 heures de production, elle doit maintenant les amortir sur 9 000 heures, ce qui augmente forcément son coût de revient.
Pour améliorer ses résultats, elle devra donc faire des choix. Peut-être lui faut-il augmenter son prix de vente, réduire ou supprimer certaines dépenses, optimiser certains processus, ou recentrer ses activités sur certains produits ou services.
L’entreprise peut aussi mesurer la rentabilité de ses clients. Dans une étude, les chercheurs Cooper et Kaplan ont démontré qu’en moyenne 20 % des clients généraient 225 % des profits d’une entreprise, alors que 70 % ne généraient aucun profit. Les 10 % restants coûtaient beaucoup plus cher puisqu’ils entraînaient 125 % des pertes.
Bien que cette étude ait été publiée dans les années 1990, notre expérience sur le terrain nous démontre que ce calcul est toujours d’actualité et que les écarts tendent à se creuser encore plus dans certains secteurs.
Cela veut dire que, concrètement, une entreprise dont le bénéfice est de 100 000 $ pourrait potentiellement l’augmenter à 225 000 $ si elle avait une meilleure connaissance de ses coûts et de sa profitabilité.
À la lumière de cette analyse, l’entreprise peut prendre des décisions plus éclairées, soit de travailler différemment avec certains clients ou de renouveler sa clientèle.
En agissant sur ces aspects de leurs activités, les dirigeants se donnent les moyens de s’adapter rapidement à la situation et de gagner en performance malgré un contexte moins favorable.