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Afin d’améliorer la performance de votre organisation, vous devez miser sur la cohésion entre tous les éléments et les équipes.
Avant d’augmenter vos coûts ou d’ajouter du personnel, il est essentiel d’analyser vos processus et de voir si vous êtes en mesure d’optimiser l’utilisation des ressources déjà en place.
Pour optimiser vos façons de faire, vous devez d’abord vous rappeler la raison d’être de votre organisation et bien identifier ses objectifs à court, moyen et long terme, définir les moyens par lesquels elle tentera de les atteindre, et mettre en place un système de contrôle pour vérifier l’adéquation entre les objectifs et les résultats en précisant les indicateurs les plus importants pour l’entreprise.
Ainsi, vous serez mieux outillés pour rester en tête de votre marché, pour vous adapter aux aléas d’un environnement en évolution et pour saisir les occasions de croissance qui se présentent.
Identifier des objectifs précis
Le plus important est de toujours revenir à l’essence de votre entreprise, à sa raison d’être, et de bien identifier les objectifs prioritaires à court, moyen et long terme. Plus votre vision est claire, plus vos objectifs seront faciles à définir, et plus les actions pour y arriver seront faciles à déterminer et à prioriser.
Une fois vos objectifs définis, il faut vous assurer de bien les communiquer à tous vos employés et de leur expliquer concrètement ce que vous attendez d’eux. Comment l’objectif stratégique se déclinera-t-il en objectifs opérationnels pour eux? Quelles actions et quel changement cela entraînera-t-il dans chaque département?
Les indicateurs de performance (KPI) pour un suivi des résultats
Il est aussi important de choisir comment seront mesurés les résultats. Les indicateurs de performance (KPI) doivent être alignés avec la stratégie de l’entreprise et ses objectifs. Il y a plusieurs dimensions à la performance. Elle ne se traduit pas nécessairement en dollars. Par exemple, l’objectif premier de votre organisation pourrait être de faire partie du palmarès des cinq entreprises les plus reconnues dans un marché donné, ou d’être un employeur de choix, ou d’être reconnue comme une entreprise responsable.
Ensuite, rappelez-vous de mettre l’accent sur les enjeux qui vont permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs. Oui, de nouvelles idées peuvent surgir en cours de route, mais sont-elles vraiment alignées avec les objectifs de performance organisationnelle? On ne peut pas tout régler en même temps. Mieux vaut se concentrer sur les objectifs déjà fixés et garder le cap.
Cela dit, il faut éviter d’être trop rigide dans le suivi de la planification stratégique. Il est possible de dévier en cours de route si on se rend compte que les priorités ont changé. Il faudra à ce moment ajuster les objectifs et les actions. La clé est la cohérence entre la vision, la stratégie, les indicateurs de mesure et les processus opérationnels.
Optimiser la productivité
Le premier réflexe pour réduire les goulots d’étranglement et rattraper les retards (backlogs) est souvent d’ajouter des ressources et ainsi augmenter les capacités de production. Vous devriez plutôt vous demander si vous utilisez au mieux les ressources de l’entreprise.
Il peut être judicieux de vous tourner vers la gestion au plus juste (lean management) ou la production optimisée (lean manufacturing) pour gagner en efficacité et vous aider à créer des produits ou des services de meilleure qualité, en moins de temps et avec moins de ressources.
Huit types de gaspillage
Le lean management s’intéresse à l’optimisation des processus d’affaires. Il s’agit d’identifier les processus en place et d’en analyser toutes les étapes avec les équipes concernées. Cela permet de voir le cheminement des données ou des ressources, d’identifier les sources de gaspillage dans les différents processus et de les éliminer (ou de les diminuer si ce n’est pas possible de les éviter complètement). En diminuant au minimum les tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée, on donne une plus-value à l’ensemble du processus.
Les huit types de gaspillage les plus couramment rencontrés sont :
- Le transport et les déplacements (déplacements inutiles entre plusieurs sites de stockage, manipulations en trop des matériaux durant la production…);
- Les mouvements et les gestes (procédures redondantes, mauvais rangement des documents ou des pièces, imprimante mal située dans un bureau…);
- Le temps d’attente (retard de livraison de matières premières à cause d’un problème informatique, arrêt d’un processus de fabrication à la suite d’une erreur en amont…);
- La surproduction (produire plus que les besoins du client entraîne un ralentissement des flux, un effort de stockage, un inventaire en plus);
- La gestion des stocks (le surstockage de pièces ou de produits engendre l’immobilisation financière et une perte d’espace de stockage);
- Les opérations inutiles (toute opération qui n’apporte rien au client doit être considérée comme inutile);
- Les défauts et les erreurs (toute erreur nécessite des corrections, et cela engage du temps et des coûts supplémentaires);
- La sous-utilisation des compétences (ne pas exploiter le plein potentiel d’un employé).
Production optimisée − Méthode 5S
Le lean manufacturing, quant à lui, s’intéresse à la manière de produire plus efficacement, plus rapidement et à moindre coût. Cette démarche a pour but d’améliorer l’ensemble du processus de fabrication. Comment faire en sorte que la production soit plus efficiente? En optimisant notamment les espaces de travail et leur organisation, grâce à la méthode 5S :
- Sélectionner (faire le tri et supprimer l’inutile);
- Situer (trouver la place optimale pour chaque chose);
- Scintiller (nettoyer, inspecter et réparer);
- Standardiser (standardiser les règles);
- Suivre (analyser les actions et s’améliorer).
Investir dans la technologie
L’utilisation judicieuse de la technologie peut améliorer le flux de travail numérique, les processus opérationnels, la formation des employés et plusieurs autres aspects des activités d’une entreprise.
La technologie renforce l’efficience de l’organisation en automatisant certaines opérations, libérant ainsi vos travailleurs des tâches routinières pour qu’ils puissent se consacrer aux tâches à valeur ajoutée pour l’entreprise.
De plus, elle améliore certains aspects comme la traçabilité, qui permet de mieux comprendre les besoins de la clientèle, ou la prévention. Pour ce dernier point, on peut donner comme exemple l’installation d’un capteur dans les équipements. Celui-ci, en envoyant un signal pour dire qu’il est temps d’entretenir la machine ou de remplacer une pièce, permettra d’anticiper les bris et d’être en mode planification au lieu d’être en mode réaction. On évite ainsi les arrêts dans la chaîne de production et les coûts qui en découleraient.
Toujours avoir la rentabilité en tête
Pour être une entreprise performante, vous devez réfléchir en amont sur le coût de revient (la somme de toutes les dépenses nécessaires à la production d’un bien et à la finalisation d’un service), le seuil de rentabilité et le point mort, essentiels pour déterminer à partir de quel moment votre organisation est rentable. Ce travail permet d’établir les bases de la planification stratégique.
Une fois les objectifs identifiés, il est temps de développer un outil budgétaire qui vous permettra d’établir des prévisions financières pour les deux ou trois prochaines années et de mettre en place un tableau de bord avec des indicateurs de performance pour mesurer régulièrement les résultats. Cela vous permettra d’apporter des corrections s’il y a des écarts par rapport à l’objectif, ou, à l’inverse, de continuer dans la même direction si tout se passe bien.
Mettre en place les outils de suivi
Privilégiez un tableau de bord équilibré, mais succinct, où tant les aspects RH et financiers (revenus, chiffres d’affaires, ventes, coûts, dépenses), opérationnels (amélioration, optimisation, efficience, efficacité) et de qualité (satisfaction clientèle) sont représentés.
Le tableau de bord permet d’accompagner concrètement l’organisation dans l’identification des objectifs fixés, la planification, la projection. Il sert aussi à mettre en place les procédés, les méthodes et les solutions pour les atteindre.
Tirer le meilleur parti des ressources humaines
Un des aspects que vous ne devez pas négliger en matière de performance organisationnelle, ce sont les employés. Plus ils sont motivés, utilisés à leur plein potentiel et que leurs talents sont reconnus, plus l’entreprise sera performante.
C’est une des responsabilités les plus importantes dans une organisation : faire en sorte que les employés se sentent concernés et valorisés, de façon à ce qu’ils adhèrent avec confiance à la vision de l’équipe dirigeante et travaillent pour y accéder ensemble.
Voici quelques-uns des indicateurs à avoir en tête pour mesurer la performance de votre entreprise sur le plan des ressources humaines : le taux de roulement, le nombre de départs, le taux d’absentéisme, le laps de temps nécessaire pour pourvoir un poste et le taux de satisfaction au travail.
Intégrer tous les aspects
Tout comme le corps humain, les entreprises sont des organismes vivants qui fonctionnent grâce au travail de différents organes. Il faut donc garder à l’esprit qu’il est indispensable d’agir simultanément sur plusieurs composantes de l’entreprise pour la rendre plus performante.