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L’affectation d’employés canadiens en sol américain peut engendrer son lot d’obligations en matière d’impôts et de retenues. Quelles sont-elles?
Bon nombre d’entreprises québécoises font affaire aux États-Unis en y déléguant des employés. Toutefois, l’affectation de travailleurs en sol américain, que ce soit pour participer occasionnellement à des foires commerciales, rencontrer des clients ou y diriger un bureau, n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Il importe en effet d’analyser la question en profondeur, car cette présence peut engendrer son lot d’obligations fiscales pour les parties concernées.
Obligations en matière d’impôt américain
Une compagnie québécoise qui affecte temporairement un employé québécois au sud de la frontière devra effectuer les remises d’impôt au fisc américain sur le salaire qu’elle verse à son employé qui rend un service sur le sol américain.
Il y a toutefois des exceptions, comme celle prévue par la convention fiscale entre le Canada et les États-Unis lorsque l’employé y est présent au cours d’une ou plusieurs périodes n’excédant pas 183 jours et que sa rémunération est gérée et payée à partir du Québec. Il en va de même si la proportion du salaire gagné annuellement en sol américain ne dépasse pas 10 000 $ US.
Pour se prévaloir proactivement de l’avantage de la convention fiscale, l’employé devra produire le formulaire 8233 et le remettre à son employeur.
Fait important à souligner : les avantages prévus par la convention fiscale ne sont pas systématiquement reconnus au niveau étatique américain. En effet, chaque État américain a ses propres règles et certains d’entre eux ne reconnaissent pas les dispositions du traité fiscal. Il est donc important de consulter un expert en fiscalité transfrontalière pour clarifier cet aspect.
Charges sociales américaines
Toute rémunération octroyée à des employés pour des services rendus en territoire américain est, règle générale, sujette aux retenues de charges sociales américaines (Social Security et Medicare). Il y a, encore là, des exceptions.
L’entente convenue entre le Québec et les États-Unis en matière de sécurité sociale prévoit en effet une exemption des charges sociales américaines si l’employé y est détaché pendant une période maximum de cinq (5) ans. Durant cette période, l’employé continuera de cotiser au Régime de rentes du Québec sur la rémunération. Une demande doit être envoyée au Bureau des ententes de sécurité sociale préalablement au détachement pour pouvoir bénéficier de cette exemption.
De façon générale, il est très avantageux de se prévaloir de cette entente. Elle permet à un employé détaché de continuer à cotiser au régime québécois (Régime de rentes du Québec) plutôt qu’au régime américain, ce dernier étant beaucoup plus coûteux, à la fois pour l’employeur et pour l’employé.
Formulaires à produire
Dans tous les cas, tant l’employeur que l’employé devront produire des formulaires fiscaux.
Pour l’employé, il faudrait produire la déclaration de revenus US (formulaire 1040) pour ceux qui s’expatrient de façon permanente ou la déclaration de revenus de non-résident US (formulaire 1040 NR) pour ceux qui sont affectés temporairement.
Le formulaire 8833 et le formulaire 8840 servent à invoquer la résidence fiscale canadienne pour les employés qui ont une présence physique importante aux États-Unis tout en maintenant des liens de résidence importants avec le Canada.
Du côté de l’employeur, il faudrait, entre autres, émettre le feuillet fiscal W-2 (équivalent du T4 au Canada).
Établissement stable ou non
Ces obligations fiscales reposent essentiellement sur le concept d’établissement stable. Une entreprise québécoise sera en effet assujettie à l’impôt américain si elle maintient une place d’affaires fixe aux États-Unis.
Dans ce cas, il importe toutefois de savoir que seulement le revenu attribuable à l’établissement stable, et non à l’ensemble des activités d’une entreprise, est alors imposable aux États-Unis. Par ailleurs, en recourant au mécanisme du crédit canadien pour impôt étranger, l’entreprise canadienne n’aura pas, dans la majorité des cas, d’impôt en double à verser sur ces revenus.
Savoir si l’entreprise québécoise a un établissement stable ou non chez nos voisins du sud est une question de fait qui devra être analysée avec minutie.
L’affectation d’employés aux États-Unis, comme on peut le voir, peut s’avérer complexe. Il importe donc de consulter un expert en fiscalité internationale, qui maîtrise les règles fiscales en vigueur au Canada et au sud de la frontière, afin de mieux vous accompagner et ainsi minimiser l’impact fiscal d’une telle décision.